¿Y cómo me organizo?

El otro día le ofrecí a un amigo ayuda para armar su currículum, y antes de arrancar le pregunté “¿Cuál es tu plan de vida?”. “¿Plan de vida? ¿Las personas tienen de esos?”.

En mi experiencia siempre la fórmula del éxito ha caído en la capacidad de planificar con tiempo (establecer metas a largo plazo) y la disciplina de cumplir con los pequeños pasos que nos lleven a lograr eso.

Hace un par de años que sigo la tradición un poco de sitcom y 0% uruguaya de armarme resoluciones de año nuevo. Una mezcla de objetivos personales, académicos, profesionales y mundanos que quiero lograr ese año. Trato de ser lo más realista posible, y no excederme mucho con el número. Generalmente logro algo así como un 80% de los puntos, algunos de forma genuina, y otros por disciplina.

Para organizarme trato de más o menos delimitar por mes, aunque no lo hago de forma estricta ni regular, qué quiero lograr o hacer para llegar a esas macro metas. En el día a día sin embargo, sí intento organizarme lo más a rajatable posible, y lo hago con tres formas distintivas de planificación (que también nombro en este artículo):

SCHEDULE: Esto es más bien necesario cuando estoy freelanceando y no tengo horarios fijos, pero en la cotidiana igual lo armo cada semestre para coordinar mis horarios de clase. La idea de armarse un “schedule” es fijar nuestros horarios por semana. No tiene que ver con tareas, sino con compromisos recurrentes. Obviamente que acorde a qué tan rutinario sea tu día a día, esto puede ser más o menos útil. Si trabajás en rodaje por ejemplo, es bastante imposible planificar por semana, o si trabajás ocho horas en una oficina y tenés sólo psicóloga los lunes de mañana y portugués los jueves de tarde, tampoco precisás anotarte mucho. Paso a comentarles en qué dos opciones me ha resultado muy útil:

  1. Horarios de clase

Esta es un no-brainer. Todos los estudiantes tienen (o eso espero) una tabla con sus horarios, ya que son bien distintos y ni siquiera son todos los días. No tengo demasiado que decir de este tipo de schedule salvo que lo más probable es que eventualmente te lo acuerdes de memoria y no lo necesites, pero al principio salva cabeza.

2. Full freelance

En este ejemplo estaba trabajando full desde mi casa. Armé mis horarios con la intención de aportar estructura a mi día a día para que tuviera la constancia y peso de un trabajo formal, con las libertades propias de definir a qué hora arrancar, cortar y terminar. Basada en dos reuniones semanales que tenía martes y miércoles, me dejé esos días para encarar a la mañana estudio y/o proyectos personales, con un almuerzo tempranero. Lunes y miércoles comenzaba a las 10 am, con un descanso para almorzar y otro para ordenar mi espacio, finalizando a las 18 horas. Los jueves lo mismo, sólo que arrancaba y finalizaba con clase, y los sábados optimizaba un compromiso en el cual podía trabajar unas cinco horas más.

Cosas importantes de este método, algunas ya nombré en un artículo anterior:

  • Definirse una hora de entrada y que sea esa: se puede desayunar “en el trabajo”, se puede estar de pijama aunque no es recomendable, pero no estirar la hora de arrancada al menos que esté justificado por algo.
  • Darse el almuerzo para almorzar y distender, no almorzar trabajando al menos que sea indispensable.
  • Ordenar era otro de mis descansos porque la actividad física ayuda a dispersarse un poco sin pantallas.
  • En mi opinión lo divertido de la rutina personal es la alternancia, si cada día es igual puede llegar a ser muy parecido a un trabajo formal pero en nuestra propia casa: arrancar un día destinado a nuestros proyectos, o a hacer trámites por ejemplo, es una gran forma de darle sabores nuevos a cada día.
  • Estructurar nuestros horarios en base a nuestras obligaciones previas.

AGENDA: Un lugar (puede ser virtual como el calendario de Apple/Google o una de papel, que recomiendo más) donde escribir todas nuestras deadlines y compromisos puntuales. Si tenemos un trabajo que se entrega tal día, un parcial, un evento a cubrir, una conferencia por Zoom, una reunión puntual, etc, todo eso iría en nuestra agenda. Lo importante es que lo escribimos el día que, o tenemos ese deadline (por ejemplo la fecha de un exámen) o que tenemos esa ocurrencia o evento a concurrir. No lo usamos como un breakdown de qué hacer cada día, por ejemplo, no escribiríamos “McDonalds” en la agenda un 8 de octubre porque es el día que vamos a hacer el trabajo para McDonalds, sino el 17 que es la fecha de entrega.

Tip: utilizar distintos colores según la naturaleza de lo anotado (por ejemplo las clases que dicto las resalto con verde, las reuniones y los exámenes con amarillo; a su vez las entregas de cada día las voy tachando a medida las hago)
Tip: si la agenda tiene esta opción, usar el calendario mensual también, ayuda a previsualizar mucho mejor los sucesos del mes, puntos extras si mantienen los mismos colores.

TO-DO LIST: Y, finalmente, las famosas listas de cosas para hacer. Esto sí ya es un poco más obvio: todos los días, escribirse qué tareas hay que cumplir. Esto puede hacerse en una libretita si les queda más cómodo, pero yo personalmente uso la app Todoist.

Lo bello de esta aplicación es que podés categorizar por proyecto y programarte tareas para distintas fechas. En ocasiones cuando tengo varias cosas para hacer que me tengo que disponer en varios días, me siento un día y me pongo a programarme en el calendario para llegar bien al deadline. Un ejemplo sencillo sería si tengo un examen: no me pongo simplemente “estudiar”, me divido los temas y pongo cuales y cuantos estudiaría cada día específicamente hasta la fecha límite. Si un día no llegara, puedo “reschedule” y cambiar la fecha de la tarea, sino, puedo tildarla como realizada.

Mi división de proyectos está hecha en base a los ítems a los que dedico más tiempo y que me resultan fácil de agrupar. El proyecto otros por ejemplo, me basta para todos los trámites personales y demases no contemplados en los otros proyectos. Pero obvio que la organización es muy personal. Podrían, incluso, tener una solapa para cada cliente, como un ejemplo. Otra positiva de los proyectos es que no todas las tareas tienen por qué tener una fecha. Podemos agregar una tarea que debe ser hecha dentro de un proyecto pero sin urgencia y luego adjudicarsela.

Como tips más generales de las “to-do lists”:

  • Una buena forma de arrancar el día es con un café en el escritorio puntuando las tareas para realizar en el día. Enciende nuestros cerebros amablemente y nos permite planear correctamente.
  • No sobreestimar la cantidad de cosas que podemos hacer en un día, sino en lugar de sentirnos bien, terminamos sintiéndonos poco productivos. Pecar de poner cosas para el día siguiente y si terminamos todo antes, ver si nos da para hacer alguna otra cosa.
  • Redactar tareas chicas y concisas. Como nombraba antes en el ejemplo del estudio, una tarea apropiada sería “Leer capítulos 8 y 9 de Marcel Martin” y no “Estudiar para parcial” que no es algo cuantitativo. También podría ser “Sincronizar tomas de audio”, “hacer primer corte” en lugar de “editar el video”. Ir tachando metas más chicas nos hace sentir más productivos en lugar de esperar a terminar una tarea grande que capaz nos consume varias horas y/o días.

Las tareas diarias son el último bloque y el más mundano de todos los que hemos visto (pasamos de años, a meses y semanas, y finalmente días) pero ahí es donde termina sucediendo todo lo otro. Como no quiero pecar de frases motivacionales, les muestro la parte más linda de mi día laboral:

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